مقدمة
أصبح تسجيل وتنفيذ العمليات التجارية على برامج الحاسوب ضرورة ملحّة للشركات التي تسعى للبقاء وتصدّر المنافسة. هذه العملية تسمى أتمتة العمليات التجارية وتعني استخدام التكنولوجيا لأداء المهام والعمليات بشكل آلي. مما يقلل من التدخل البشري وبالتالي السهولة والسرعة وقلة الأخطاء. والأتمتة حالياً تكتسب أهمية متزايدة نظراً لقدرتها على إحداث تحوّل جذري في زيادة الكفاءة والإنتاجية.
لماذا الأتمتة؟
إن الأجهزة والآلات تتفوق على الإنسان في السرعة والدقة عند أداء المهام المتكررة والمتراكمة. فبينما قد يتعب الإنسان أو يغلبه الوقت. تستمر الأجهزة في العمل بنفس الكفاءة والسرعة. كما أن الأعمال اليدوية والورقية تعاني من بطء الإنجاز، وارتفاع نسبة الأخطاء. وصعوبة في تتبع المعلومات وتحليلها.
مجالات تطبيق الأتمتة في الأعمال
تمتد الأتمتة لتشمل مختلف جوانب الأعمال. ففي الأعمال المحاسبية والمالية تستخدم برامج الأتمتة لتسجيل المعاملات وإصدار الإيصالات والفواتير وإعداد الميزانيات والقوائم المالية. وفي إدارة المستودعات كالمخزون والبضائع، تستخدم لتتبع المخزون وإدارة الطلبات آلياً. وفي مجال خدمات العملاء تستخدم روبوتات المحادثة لتلبية استفسارات العملاء. أما في مجال التسويق والمبيعات فأتمتة حملات البريد الإلكتروني وتتبع سلوك العملاء ونظم الولاء من أهم استخداماتها. وفي إدارة الموارد البشرية تتم أتمتة عمليات التوظيف وتتبع أداء الموظفين.
فوائد الأتمتة
زيادة الكفاءة والإنتاجية من أهم مزايا الأتمتة فيتم عن طريقها تنفيذ المهام بسرعة أكبر وبشكل مستمر. وتساهم في تقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن التعب أو عدم التركيز أو التلاعب المقصود. وتؤدي الأتمتة إلى توفير الوقت والتكاليف وتحرير الموظفين لأداء مهام ذات قيم أعلى. كما تؤدي إلى تحسين تجربة العملاء فتكون الاستجابة لهم أسرع وخدمتهم أكثر سلاسة وتناسقاً. وكل ذلك ينتج عنه تسهيل اتخاذ القرارات بسبب توفير بيانات دقيقة وفورية قابلة للتحليل والدراسة وبالتالي دعم القرارات الإدارية.
تحديات تطبيق الأتمتة
رغم فوائدها الكثيرة، تواجه أتمتة العمليات بعض التحديات مثل التكلفة الأولية التي قد تكون مرتفعة خاصة للشركات الصغيرة والناشئة. ولكنها بالتأكيد ستعوض للأفضل بعد فترة قصيرة. ومن التحديات أيضا مقاومة التغيير. فقد يقاوم بعض المدراء التحول الرقمي. خوفاً على الطرق التي اعتادوا عليها، أو خوفاً من معارضة بعض الموظفين للتجديد حرصاً على شواغرهم الوظيفية. علماً أن هذا الخوف غير مبرر فالطرق الرقمية أسهل وأفضل من الطرق اليدوية. والموظف سيكون في مكانه. إلا أن عمله سيكون أكثر راحة ودقة باستخدام برامج الأتمتة. أيضا قد يعاني البعض من الحاجة إلى التدريب. فمن الضروري تأهيل الموظفين للتعامل مع الأنظمة الجديدة. ومن أكثر التحديات شيوعاً هي المخاوف على أمن المعلومات. فمن الضروري التعامل مع برامج تأخذ بعين الاعتبار حماية البيانات من الاختراق وتعتبرها من أولوياتها.
نصائح لتطبيق ناجح لأتمتة العمليات
حدد العمليات المناسبة للأتمتة. مع التركيز على المهام المتكررة والقابلة للقياس. واختر البرمجيات المناسبة لاحتياجات عملك وحجمه. ثم خطط جيداً للتنفيذ مع وضع أهداف واضحة ومراحل تدريجية. من الأهم أن تشرك الموظفين في العملية وأن تدربهم على الأنظمة الجديدة.
أمثلة ناجحة
شركة أمازون استخدمت الأتمتة في إدارة مخازنها. مما أدى إلى تحسين كبير في سرعة تلبية الطلبات. وتحولت من مكتب صغير إلى شركة عالمية هي الأولى في مجالها. كما نجحت شركة Xero في أتمتة العمليات المحاسبية للشركات الصغيرة. مما وفر الوقت والجهد على أصحاب الأعمال.
الخاتمة
الأتمتة ليست مجرد اتجاه تكنولوجي عابر. بل هي ضرورة للشركات التي تسعى للبقاء والنمو في السوق وتصدر المنافسين،.فمن خلال الاستفادة من قوة البرمجيات والتكنولوجيا. يمكن للشركات تحسين كفاءتها وإنتاجيتها بشكل كبير. ومع تطور التكنولوجيا، ستصبح الأتمتة أكثر فعالية. مما سيجعلها عنصراً أساسياً في مستقبل الأعمال.
